Kancelaria - terminem określający samodzielny urząd bądź instytucję wytwarzającą własną dokumentację (zarówno na etapie formalnym, jak i merytorycznym). W terminologii archiwalnej kancelaria jest terminem wieloznacznym:

• w szerokim rozumieniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta
• jest to również komórka lub zespół komórek organizacyjnych jednostki powołany wyłącznie do pełnienia czynności aktotwórczych formalnych - związanych z przyjęciem i rejestracją pism wpływających, przechowywaniem dokumentacji niezbędnej do bieżącego funkcjonowania instytucji, prowadzeniem akt spraw, przygotowywaniem czystopisów i ekspedycją pism na zewnątrz.
• termin ten bywa używany zamiennie z terminem system kancelaryjny, który oznacza określony sposób tworzenia dokumentacji, mówimy więc na przykład o kancelarii staropolskiej, rosyjskiej, pruskiej, o kancelarii akt spraw.
• jest to również pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii w znaczeniu komórki organizacyjnej, jest to zatem fizyczne miejsce wykonywania czynności kancelaryjnych.

Kancelaria tajna

jest wyodrębnioną jednostką organizacyjną, w której są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne" lub stanowiące tajemnicę państwową. Jest komórką organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie takich dokumentów uprawnionym osobom. Kancelaria tajna powinna być zorganizowana w wyodrębnionym pomieszczeniu, zabezpieczonym adekwatnymi środkami ochrony fizycznej i może być obsługiwana jedynie przez pracowników pionu ochrony.

[edytuj] Bibliografia

• Robótka Halina, „Wprowadzenie do archiwistyki”, Toruń 2003.
• Robótka Halina, Ryszewski Bohdan, Tomczak Andrzej, „Archiwistyka”, Warszawa 1989.
• „Polski Słownik Archiwalny” , pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa-Łódź 1974.