Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna – zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).
Normatyw ten określa przede wszystkim system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa obieg dokumentów (pism), sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją). Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej.
Spis treści |
[edytuj] Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnych
Wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, wytwarzające materiały archiwalne mają obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Opracowywać ją mogą naczelne i centralne organy dla wszystkich jednostek organizacyjnych określonego działu administracji publicznej lub tylko same zainteresowane w ich wdrożeniu jednostki organizacyjne. Instrukcje kancelaryjne, po wcześniejszym uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym, na mocy ustawy archiwalnej podlegają zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego. Uzgadnianie i zatwierdzanie ich ma na celu czuwanie, by powstające akta narastały w sposób właściwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi. Jednostki niepaństwowe nie mają obowiązku posiadania instrukcji kancelaryjnej, ale gdy chcą taką stworzyć, to mogą konsultować się z archiwami państwowymi lub ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.
Instrukcję kancelaryjną tworzy się przede wszystkim w oparciu o regulamin organizacyjny danej jednostki.
Instrukcję kancelaryjną zatwierdza do użytku kierownik jednostki; w przypadku jednostek państwowych i samorządowych po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym
[edytuj] Typowe zagadnienia składające się na instrukcję kancelaryjną
- określenie systemu kancelaryjnego obowiązującego w danej jednostce
- podział prac kancelaryjnych (biurowych)
- obieg dokumentacji w jednostce
- wpływ i odbiór korespondencji
- rozdzielanie i przydzielanie wpływów
- rejestrowanie spraw (pism) i zakładanie dla nich teczek
- rozpatrywanie (sposób załatwiania) spraw
- rodzaje stempli (pieczątek) obowiązujących w jednostce
- wysyłanie pism
- sposób porządkowania i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw)
- wzory formularzy (druków) obowiązujących w jednostce
[edytuj] Bibliografia
- Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa - Łódź 1974
- Kancelaria i archiwum zakładowe, pod red. Z. Pustuły, Warszawa 2000